Czy można wypowiedzieć umowę o pracę mailem lub sms’em?

Zdarza się, że pracodawca – będąc pod wpływem emocji, bądź chcąc jak najszybciej zakończyć współpracę z pracownikiem – nie zważa na formę swojego oświadczenia w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę i dokonuje tej czynności np. w treści maila, w wiadomości SMS a nawet ustnie. Czy takie wypowiedzenie jest nieważne?

Forma wypowiedzenia umowy o pracę wymagana przez przepisy kodeksu pracy:

Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy „Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie”. Wyżej wskazany przepis w sposób jednoznaczny narzuca zatem każdej ze stron stosunku pracy obowiązek zachowania formy pisemnej dla wypowiedzenia umowy o pracę oraz dla oświadczenia w sprawie rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.

Komentatorzy wypowiadający się na temat tego zagadnienia (na kanwie art. 30 § 3 k.p.) wskazują, iż „Dla oceny, kiedy został zachowany wymóg formy pisemnej, decydujący jest art. 78 k.c. Według tego przepisu równoznaczne z zachowaniem tego wymogu jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, a jeśli jest ono złożone w postaci elektronicznej, musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu” (Z. Góral [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 30). Powyższe oznacza, że aby wymóg dotyczący formy pisemnej został spełniony, wypowiedzenie/rozwiązanie umowy musi zostać podpisane odręcznym podpisem osoby składającej to oświadczenie, bądź co najmniej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Na mocy bowiem art. 78(1) § 2 kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Wypowiedzenie umowy o pracę dokonane w zwykłej wiadomości mailowej – nawet jeżeli jej załącznikiem będzie skan pisma podpisanego przez pracodawcę – nie realizuje przesłanek formy pisemnej (chyba że skan załączonego pisma zostanie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Podobnie należy interpretować wypowiedzenie wysłane w treści wiadomości sms lub za pośrednictwem komunikatorów.

Skutek braku zachowania pisemnej formy wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia

Należy podkreślić, iż brak zachowania przez pracodawcę pisemnej formy wypowiedzenia (lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia) nie niweczy skutków takiej czynności (tj. nie czyni wypowiedzenia/rozwiązania nieważnym). Umowa o pracę ulegnie zatem rozwiązaniu. Przedmiotowe uchybienie formalne powoduje jednak, iż podjęta przez pracodawcę czynność będzie wadliwa z powodu naruszenia przepisów kodeksu pracy co do formy wypowiedzenia, co uzasadnia dochodzenie przez pracownika przywrócenia do pracy lub roszczeń odszkodowawczych uregulowanych w art. 45 kodeksu pracy (i odpowiednio w art. 56 k.p.) Powyższe potwierdza zarówno orzecznictwo sądowe, jak i przedstawiciele doktryny. W literaturze wskazuje się bowiem, iż „W komentowanym przepisie [tj. w art. 30 § 3 k.p. – przypis autora tekstu] wprowadza się wymóg formy pisemnej dla oświadczenia woli każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę lub o rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia. Niezachowanie tej formy przez pracodawcę nie skutkuje jednak nieważnością dokonanej czynności prawnej, jest natomiast równoznaczne z jej wadliwością (niezgodnością z prawem) dającą podstawy do wystąpienia na drogę sądową z roszczeniami przewidzianymi w Kodeksie pracy. Jest to wyraz gwarancyjnej funkcji prawa pracy, polegającej na ochronie interesów pracownika jako słabszej ekonomicznie strony stosunku pracy”. (Z. Góral [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 30).

Analogiczne stanowisko prezentowane jest przez Sąd Najwyższy. W wyroku z dnia 24.08.2009 r. (I PK 58/09) SN wskazał, iż „Wyrażony w art. 30 § 3 k.p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę “na piśmie”, oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 k.c. Wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faksu itp. (…) Gwarancyjna funkcja prawa pracy (ochrona interesów pracownika jako “słabszej ekonomicznie” strony stosunku pracy) wskazuje na potrzebę uznania, że wyrażony w art. 30 § 3 k.p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę “na piśmie” oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 k.c. (…) Doręczenie pracownikowi faksu pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p.”.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest także uchwała SN z dnia z dnia 2 października 2002 r. (III PZP 17/02). W uchwale tej SN wskazał, iż „Doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 KP, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 KP”. W treści przedmiotowej uchwały SN odniósł się co prawda do wypowiedzeń składanych za pośrednictwem faksu, jednakże przedstawiona przez SN argumentacja ma pełne zastosowanie również do innych elektronicznych form oświadczeń woli pracodawców zmierzających do rozwiązania stosunku pracy.

W tym kontekście należy odnotować także wyrok SN z dnia 05.05.2016 r. (II UK 280/15), zgodnie z którym „Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa”.

Podsumowanie

W świetle wyżej przedstawionych poglądów wypowiedzenie umowy o pracę (bądź rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia) dokonane mailowo, ustnie bądź w formie wiadomości tekstowej jest skuteczne w tym sensie, iż doprowadzi ono do zamierzonego przez pracodawcę skutku w postaci rozwiązania stosunku pracy. Takie oświadczenie będzie jednak jednocześnie wadliwe, co oznacza, że będzie uprawniać zwolnionego pracownika do dochodzenia odszkodowania lub przywrócenia do pracy.

Nasza Kancelaria z Legionowa prowadziła wiele spraw, w których podstawą dochodzonych roszczeń od pracodawców był zarzut niezachowania właściwej formy wypowiedzenia. Adwokat Katarzyna Michalak – Oleszczuk z Kancelarii z Legionowa posiada zatem bogate doświadczenie w tym obszarze. Zapraszamy do kontaktu.